Cómo pasar tus clientes de Excel a un CRM conectado a WhatsApp

¿Por qué Excel deja de servir?

Excel funciona mientras una persona lo actualiza. Cuando el equipo crece, aparecen los problemas:

• Versiones distintas del mismo archivo en cada computador.
• Nadie sabe cuál es la última.
• Lo que se habla por WhatsApp no queda en el archivo, a menos que alguien lo copie.
• No puedes filtrar y enviar una campaña desde una hoja de cálculo.

Un CRM conectado a WhatsApp resuelve eso: cada conversación actualiza la ficha del cliente sin copiar y pegar.

Paso 1: ¿cómo limpiar el archivo?

Antes de importar, dedica una hora a ordenar. Te ahorra semanas de errores.

• Elimina duplicados. El mismo cliente escrito de dos formas cuenta dos veces.
• Unifica los números de teléfono con el indicativo del país, sin espacios ni signos: 573001234567.
• Separa nombre y apellido si los vas a usar para personalizar mensajes.
• Borra filas vacías y contactos de prueba.

Paso 2: ¿qué columnas conservar?

No subas todo solo porque existe. Quédate con lo que vas a usar:

• Nombre.
• Teléfono con indicativo.
• Correo, si lo tienes.
• Ciudad o sede.
• Origen: anuncio, referido, feria, sitio web.
• Si ya compró o no.
• Fecha de autorización para recibir mensajes.

Lo que no tenga una columna estándar en el CRM puede ir en un campo propio.

Paso 3: ¿cómo separar contactos y clientes?

Agrega una columna que diga si cada persona ya te compró o solo preguntó.

En el CRM, eso te permite tratar a cada grupo distinto. Te lo explicamos en el artículo sobre contacto vs. cliente.

Paso 4: ¿qué pasa con la autorización de datos?

Es el paso más importante y el que más se salta.

En Colombia, la Ley 1581 de 2012 exige autorización para tratar datos personales con una finalidad. Para WhatsApp, además, Meta pide que solo escribas a quien aceptó recibir tus mensajes.

• Si tienes la autorización registrada, guarda la fecha y el medio en una columna.
• Si no la tienes, no incluyas a esas personas en campañas hasta obtenerla.

Al importar en Chiati, el sistema gestiona el registro de autorización antes de cualquier envío.

Paso 5: ¿cómo importar?

1. Guarda el archivo como CSV (valores separados por comas).
2. Súbelo al CRM y relaciona cada columna con su campo.
3. Revisa una muestra de 10 o 20 registros para confirmar que quedaron bien.

En el CRM de Chiati la importación masiva acepta Excel o CSV.

Paso 6: ¿y después de importar?

• Etiqueta y asigna etapas a los registros más importantes.
• Asigna asesores a los clientes activos.
• Deja de usar el Excel. Si conviven dos fuentes, vuelve el desorden.

Desde ese momento, cada mensaje de WhatsApp actualiza la ficha del cliente.

¿Qué errores evitar al importar?

• Subir el archivo sin limpiar. Los duplicados se multiplican y después cuesta más borrarlos.
• Mezclar en una columna datos distintos, como teléfono y correo juntos.
• Importar todo como “cliente”, aunque la mitad nunca compró.
• Olvidar a quién pertenece cada registro. Asigna asesor o sede desde el principio.

Una importación ordenada te da un CRM que el equipo usa. Una desordenada, un Excel más caro.

¿Cuántos contactos puedo subir?

Depende del plan de Chiati: hasta 1.000 en Starter, hasta 3.000 en Business e ilimitados en Enterprise y Custom. El CRM viene incluido en todos los planes. Revisa el detalle en precios.