En Colombia, la Ley 1581 de 2012 exige autorización previa, expresa e informada para tratar los datos personales de una persona. Antes de incluir a alguien en una campaña de WhatsApp, debes contar con esa autorización, poder demostrarla y darle una forma sencilla de pedir que no le escribas más. Meta, además, exige que solo escribas a quien aceptó recibir tus mensajes.
En este artículo
Este artículo es informativo y no reemplaza asesoría legal. Cada empresa es responsable de su política de tratamiento de datos.
¿Qué dice la Ley 1581 en pocas palabras?
Es la ley colombiana de protección de datos personales, también conocida como ley de habeas data. Para quien hace campañas, lo central es:
- Necesitas autorización del titular para usar sus datos.
- Debe ser previa: antes de usar el dato, no después.
- Debe ser informada: la persona sabe para qué vas a usar su número.
- Debes poder probarla si te la piden.
- La persona puede revocarla cuando quiera.
La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) vigila su cumplimiento.
¿Por qué importa también para WhatsApp?
Porque hay dos capas de reglas:
- La ley: protege los datos de la persona.
- Las políticas de WhatsApp: protegen la experiencia del usuario. Si escribes a quien no te autorizó, aumentan los reportes y los bloqueos, y Meta puede limitar tu número.
Cumplir la primera te ayuda a cumplir la segunda.
¿Cómo pedir la autorización?
Hazlo en el momento en que la persona te da su número. Algunos lugares habituales:
- Formulario de tu sitio web, con una casilla que no venga marcada.
- El primer chat de WhatsApp, con un mensaje claro y una respuesta afirmativa.
- Punto de venta, con un registro que puedas guardar.
Un ejemplo de texto:
“¿Nos autorizas a enviarte por WhatsApp información sobre tus pedidos y promociones? Puedes darte de baja cuando quieras. Consulta nuestra política de datos en [enlace].”
¿Qué debe decir la autorización?
- Quién trata los datos: el nombre de tu empresa.
- Para qué: avisos, promociones, recordatorios.
- Por qué canal: WhatsApp.
- Cómo ejercer sus derechos: conocer, actualizar, rectificar o pedir que se eliminen sus datos.
- Dónde está tu política de tratamiento de datos.
¿Cómo guardar la prueba?
Para cada persona, registra:
- La fecha en que autorizó.
- El medio: formulario, chat, punto de venta.
- El texto que aceptó.
Si alguien pide salir, registra también la fecha de la baja y no vuelvas a incluirlo en campañas.
¿Qué pasa con las bases que ya tengo?
Si no sabes si esas personas autorizaron recibir mensajes por WhatsApp, no las incluyas en campañas todavía. Primero pide la autorización por un canal válido y registra la respuesta.
Al importar contactos a un CRM, agrega una columna con la fecha y el medio de autorización.
¿Cómo ayuda Chiati?
La mensajería masiva de Chiati registra la autorización de cada persona antes de incluirla en una campaña y también registra cuando alguien pide no recibir más mensajes.
Así tienes la prueba en un solo lugar, junto al historial del cliente. La política de tratamiento de datos y su contenido siguen siendo responsabilidad de tu empresa.
Para empresas en Colombia, Chiati es una plataforma creada por una empresa colombiana que conoce esta normativa. Más detalles en Chiati para empresas en Colombia.
¿Qué errores son los más comunes?
- Casillas de autorización marcadas por defecto. La autorización debe ser una acción de la persona.
- Usar una base comprada o de un tercero, sin autorización propia.
- Ignorar las bajas porque la campaña ya estaba programada.
- No tener política de tratamiento de datos publicada.
Cada uno de estos errores se evita con un proceso simple y un registro en un solo lugar.
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Preguntas frecuentes
¿Si un cliente me escribe primero, ya me autorizó a enviarle campañas?
No necesariamente. Responderle sobre lo que preguntó es distinto a incluirlo en promociones. Para campañas, pide una autorización específica.
¿Basta con una casilla en el formulario de mi sitio web?
Puede servir si la casilla no viene marcada, explica la finalidad y el canal, y enlaza a tu política de datos. Guarda el registro de cada aceptación.
¿Qué hago si alguien responde "no me escriban más"?
Regístralo como baja de inmediato y excluye a esa persona de próximas campañas. En Chiati, la baja queda registrada en su ficha.
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